regulamin dla wystawców strefy gastronomicznej
regulamin dla wystawców strefy gastronomicznej na festiwalu japońskiej motoryzacji japfest
1.POSTANOWIENIA OGÓLNE
1.1 Przedmiotem niniejszego Regulaminu jest określenie udziału Wystawcy oraz zasad współpracy Stron w związku z organizacją Festiwali.
1.2. Pojęcia pisane wielką literą zostały objaśnione na końcu Regulaminu.
2. ZGŁOSZENIE UDZIAŁU
2.1. Wystawca zobowiązuje się zapoznać i stosować do wymogów niniejszego Regulaminu, co jest warunkiem wzięcia udziału w Festiwalach.
2.2. Podstawą do wzięcia udziału w Festiwalach przez Wystawcę jest:
2.2.1. przesłanie zgłoszenia udziału w Festiwalach na adres mailowy: catering@japfest.pl;
2.2.2. uzyskanie akceptacji dla udziału w Festiwalu od Organizatora;
2.2.3. przekazanie w sposób poprawny i kompletny informacji określonych w pkt. 2.3 Regulaminu;
2.2.4. zaakceptowanie otrzymanej od Organizatora wyceny udziału w Festiwalu poprzez prawidłowe opłacanie faktury proforma w terminie 14 dni od jej wystawienia.
2.3. Wystawca jest zobowiązany w terminie wskazanym przez Organizatora w wiadomości email, nie późniejszym jednak niż 15.04.2024, przekazać Organizatorowi na adres mailowy: catering@japfest.pl poprawny i kompletny zestaw informacji wskazanych poniżej:
2.3.1. Rodzaj Stoiska: pojazd / namiot / inny punkt sprzedaży (należy wskazać jaki rodzaj);
2.3.2. Wymiary Stoiska;
2.3.3. Deklarowany pobór prądu;
2.3.4. Rodzaj przyłącza prądu;
2.3.5. Rodzaj oferowanego na Festiwalach asortymentu;
2.3.6. Listę osób pracujących na Stoisku podczas Festiwali.
2.4. Opłacenie faktury proforma przez Wystawcę jest jednoznaczne z zaakceptowaniem Regulaminu oraz zobowiązaniem się do jego przestrzegania i jest traktowane jako Umowa zawarta między Stronami.
3. PRAWA I OBOWIĄZKI WYSTAWCY
3.1. Wystawca jest zobowiązany do utworzenia Stoiska zgodnie z ustaleniami z Organizatorem i w wyznaczonym przez Organizatora miejscu na terenie każdego z Festiwali zgodnie z pkt. 7.3
3.2. Wystawca zobowiązany jest do prowadzenia na Stoisku, sprzedaży w godzinach i w miejscu wyznaczonych przez Organizatora, a w przypadku braku towaru lub innych czynników wpływających na krótszy niż ustalony czas sprzedaży – Wystawca jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić o tym fakcie Organizatora.
3.3. Zabronione jest aby Wystawca w trakcie trwania Festiwali prowadził sprzedaż asortymentu innego niż zgłoszony i zaakceptowany przez Organizatora. W przypadku stwierdzenia przez Organizatora, że Wystawca prowadzi sprzedaż asortymentu, który nie został zaakceptowany, Organizator zastrzega sobie prawo do usunięcia Wystawcy z terenu Festiwali bez zwrotu poniesionych przez Wystawcę kosztów, w tym opłaty za Stoisko i przyłącze prądu.
3.4. Wystawca nie może promować na Festiwalach towarów, których użytkowanie jest prawnie zakazane. W przypadku stwierdzenia przez Organizatora, że Wystawca prowadzi sprzedaż asortymentu, który jest prawnie zakazany, Organizator zastrzega sobie prawo do usunięcia Wystawcy z terenu Festiwali bez zwrotu poniesionych przez Wystawcę kosztów, w tym opłaty za Stoisko i przyłącze prądu.
3.5. Zabrania się bez zgody Organizatora umieszczania materiałów reklamowych poza Stoiskiem oraz rozpowszechniania materiałów reklamowych firm, które nie są uczestnikami Festiwali. Organizator posiada uprawnienie do usunięcia takich materiałów na koszt i ryzyko Wystawcy.
3.6. Wystawca oświadcza, że:
3.6.1. posiada niezbędne doświadczenie, kompetencje, zasoby, personel oraz uprawnienia do prowadzenia działalności gastronomicznej w zakresie niezbędnym do wykonania zobowiązań Wystawcy wynikających z Regulaminu, a także posiada mobilny obiekt gastronomiczny przystosowany do prowadzenia drobnej gastronomii;
3.6.2. uzyskał lub – przed rozpoczęciem wykonywania postanowień Regulaminu podczas Festiwali – uzyska od stosownych władz wszelkie zezwolenia, zgody i upoważnienia wymagane do wykonywania działalności, w tym w zakresie prowadzenia punktu gastronomicznego, oraz spełnia wszelkie niezbędne wymagania nałożone na niego przez te władze niezbędne do zawarcia oraz wykonywania postanowień Regulaminu oraz na wezwanie Organizatora – udostępni je do wglądu.
3.7. Wystawca jest zobowiązany do posiadania aktualnej polisy ubezpieczeniowej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej przez cały okres trwania Festiwali.
3.8. Wystawca jest zobowiązany do stosowania się i wypełniania poleceń osoby, o której mowa w pkt. 7.1.
4. STOISKO
4.1. Organizator udostępnia Wystawcy Stoisko w ramach każdego z Festiwali zgodnie z przekazanymi przez Wystawcę informacjami określonymi w pkt. 2.3 Regulaminu oraz zgodnie z wcześniej przedstawioną i uzgodnioną koncepcją oraz zapisami Regulaminu. Niezastosowanie się przez Wystawcę do wytycznych Organizatora będzie skutkować nakazem opuszczenia Festiwalu bez zwrotu poniesionych przez Wystawcę kosztów, w tym opłaty za Stoisko i przyłącze prądu.
4.2. Wyznaczone przez Organizatora Stoisko jest przeznaczone wyłącznie dla danego Wystawcy na czas trwania danego Festiwalu. Wystawca nie ma prawa podnajmować, użyczać, dzierżawić ani w inny sposób oddawać do korzystania podmiotom trzecim przydzielonego przez Organizatora Stoiska.
4.3. Lokalizacja Stoiska na Festiwalach wynika z decyzji dokonanych przez Organizatora po uwzględnieniu warunków technicznych terenu oraz obiektu, a także planu i mapy każdego z Festiwali.
4.4. Na maksymalnie 7 dni przed każdym z Festiwali Organizator prześle na wskazany w zgłoszeniu przez Wystawcę adres mailowy, plan rozmieszczenia Stoisk w strefie gastronomicznej na danym Festiwalu. Wystawca zobowiązany jest zapoznać się oraz zastosować do planu wskazanego przez Organizatora.
4.5. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany lokalizacji Stoiska przydzielonego uprzednio Wystawcy i jednocześnie dołoży wszelkich starań, aby z odpowiednim wyprzedzeniem poinformować Wystawcę o dokonanych zmianach, jednakże nie później niż dzień przed rozpoczęciem każdego z Festiwali.
4.6. Wystawca jest zobowiązany do dbania o czystość i estetykę Stoiska oraz umieszonego na nim pojazdu lub namiotu bądź innego mobilnego punktu sprzedaży.
4.7. Wystawca jest zobowiązany również dbać o czystość i estetykę przestrzeni wokół swojego Stoiska, a po każdym dniu zakończenia sprzedaży – do uporządkowania zajmowanej przez siebie powierzchni i pozostawienia jej w czystości.
4.8. Wystawca zobowiązany jest by wszelkie odpady i śmieci na bieżąco wrzucać do kontenerów z odpadami, które znajdują się na terenie Festiwali, i które zostały wskazane przez Organizatora.
4.9. W przypadku nieuporządkowania zajmowanej powierzchni na Stoisku oraz wokół niego, Organizator zleci wykonanie prac porządkowych na koszt i ryzyko Wystawcy.
4.10. Likwidacja Stoiska nie może nastąpić przed zakończeniem każdego z Festiwali dla odwiedzających, w dniu ich zakończenia, ale nie później niż do godziny 24:00 w tym dniu, chyba że Wystawca zgłosił problemy techniczno-organizacyjnej do Organizatora i uzyska zgodę Organizatora.
5. MEDIA
5.1. Organizator zobowiązuje się zapewnić Wystawcy określone gniazdo przyłącza do prądu, zgodnie z zadeklarowanym przez Wystawcę rodzajem przyłącza prądu elektrycznego. Po stronie Wystawcy jest posiadania własnych rozdzielni i przewodów w celu dalszego rozprowadzenia instalacji do i na Stoisku.
5.2. Wystawca zobowiązuje się zapewnić we własnym zakresie dostęp do pozostałych mediów niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej (w tym wody, gazu etc.). Wystawca ponosi wszelkie koszty związane z eksploatacją tych mediów, a także wszelkie inne koszty związane z utrzymaniem i prowadzeniem Stoiska.
5.3. W razie utraty lub zniszczenia mienia należącego do Organizatora lub właściciela obiektu, na którym organizowany jest Festiwal, Wystawca zobowiązuje się do uiszczenia roszczenia odszkodowawczego za utracone lub zniszczone mienie. Wysokość roszczenia odszkodowawczego zostanie ustalona na podstawie wyceny sporządzonej przez Organizatora i/lub właściciela obiektu.
5.4. Wystawca oświadcza pod rygorem odpowiedzialności karnej i finansowej na rzecz Organizatora oraz osób trzecich, iż używany przez niego sprzęt jest sprawny i spełnia wszystkie dopuszczalne prawnie normy i wymogi, a instalacje, w tym elektryczna i gazowa posiadają odpowiednie certyfikaty, atesty i odbiory techniczne.
5.5. W przypadku stwierdzenia przez Organizatora rażąco wyższego poboru prądu przez Wystawcę, Organizator zastrzega sobie prawo do natychmiastowego odłączenia Wystawcy od źródła zasilania.
5.6. Organizator w drodze wyjątku i indywidualnej decyzji może dopuścić ponowne podłączenie Wystawcy, o którym mowa w pkt. 5.5, ale pod warunkiem, że istnieje do tego techniczna możliwość oraz Wystawca w trybie natychmiastowym tj. przed ponownym podłączeniem uiścił opłatę, o której mowa w pkt. 5.7.
5.7. Za ponowne podłączenie Wystawca zobowiązuje się do uiszczenia opłaty w wysokości 2 000 zł netto.
6. KWESTIE PORZĄDKOWE
6.1. Wystawca zobowiązuje się do zapewnienia niezbędnego sprzętu przeciwpożarowego na swoim Stoisku oraz zobowiązuje się do przestrzegania przepisów BHP, przeciwpożarowych, przepisów sanitarnych oraz innych regulacji i norm odnoszących się do prowadzenia przez Wystawcę działalności w ramach Stoiska.
6.2. Wystawca jest zobowiązany do zabezpieczenia przed dostępem osób trzecich swoich przewodów i przyłączy elektrycznych poprowadzonych do Stoiska i zlokalizowanych w jego obrębie.
6.3. Wystawca ponosi odpowiedzialność finansową za wyrządzone szkody w obrębie swojego Stoiska, np. trudno usuwalne plamy nawierzchni, uszkodzenia mechaniczne nawierzchni lub innych elementów terenu. Wysokość opłaty zostanie określona przez Organizatora po przeanalizowaniu stopnia uszkodzenia i kosztów naprawy na podstawie wyceny otrzymanej od firmy zajmującej się usuwaniem danego rodzaju uszkodzeń. Wystawca zobowiązuje się ponieść całkowity koszt usunięcia tychże uszkodzeń w terminie 7 dni od otrzymania od organizatora faktury VAT.
6.4. Podczas Festiwali Wystawca jest zobowiązany do przestrzegania poleceń wydawanych przez Organizatora, Kierownika Imprezy Masowej, służb porządkowych, Policję, Straż Miejską, Straż Pożarną oraz służby medyczne.
6.5. Wystawca ma bezwzględny obowiązek stosowania się do Regulaminu Obiektu oraz Regulaminu Festiwali.
6.6. Wystawca jest zobowiązany do zapewnienia pełnej zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa. W szczególności Wystawca jest zobowiązany do:
6.6.1. utrzymywania wymaganego stanu sanitarno-technicznego Stoiska, w tym zgodnie z przepisami rozporządzenia (WE) nr 852/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie higieny środków spożywczych, oraz przestrzegania wszelkich przepisów sanitarno-epidemiologicznych w zakresie działalności gastronomicznej;
6.6.2. przestrzegania wszelkich innych przepisów prawa mających zastosowanie do prowadzonej działalności, w szczególności przepisów przeciwpożarowych, przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy (BHP), prawa ochrony środowiska i gospodarowania odpadami.
6.7. Wystawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody na osobach trzecich powstałe w wyniku prowadzonej działalności w ramach Stoiska.
6.8. Jeżeli wskazane przez Wystawcę osoby, zgodnie z pkt. 2.3.6 Regulaminu, będą chciały nocować na terenie Festiwali, to Wystawca zobowiązany jest ten fakt zgłosić i uzgodnić z Organizatorem w terminie 14 dni przed danym Festiwalem. Nocleg na terenie Festiwali jest możliwy tylko za uprzednią zgoda organizatora i wyłącznie w miejscu wskazanym przez Organizatora, a Wystawca zapewnia tym osobom niezbędne warunki do nocowania podczas Festiwali i ponosi pełną odpowiedzialność za te osoby.
7. PRAWA I OBOWIĄZKI ORGANIZATORA
7.1. Organizator zastrzega sobie prawo do wydelegowania osoby, która przed i podczas trwania Festiwali będzie pełniła rolę osoby kontaktowej dla Wystawcy. Organizator przekaże wtedy Wystawcy dane kontaktowe tej osoby.
7.2. Organizator zobowiązuje się do udostępnienia Wystawcy miejsca pod Stoisko zgodnie z wcześniej przedstawioną i uzgodnioną koncepcją.
7.3. Organizator zobowiązuje się udostępnić i przekazać miejsce pod Stoisko najpóźniej do godziny 19:00 dzień przed rozpoczęciem Festiwali.
7.4. Organizator zobowiązuje się zapewnić Wystawcy określone gniazdo przyłącza do prądu elektrycznego zgodnie z zadeklarowanym przez Wystawcę rodzajem przyłącza.
7.5. Organizator zobowiązuje się współpracować z Wystawcą bezpośrednio lub za pośrednictwem delegowanej osoby, o której mowa w pkt. 7.1 Regulaminu i reagować na zgłoszone przez Wystawcę problemy bez zbędnej zwłoki.
7.6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wypadki osób lub za szkody powstałe w mieniu Wystawcy lub osób wskazanych w pkt. 2.3.6 Regulaminu, czy powstałe na skutek zdarzeń losowych, siły wyższej czy kradzieży.
7.7. Organizator zobowiązuje się do zapewnienia kontenera na odpady do użytku Wystawców.
7.8. Organizator może działać w sposób bezpośredni lub pośredni, tj. za pośrednictwem osoby, o której mowa w pkt. 7.1.
8. OPŁATY
8.1. Opłata za Stoisko jest ustalana między Stronami i stanowi tajemnicę handlową Stron w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz. U. z 2022r. poz. 1233).
8.2. Opłata w zakresie przyłącza prądu jest ustalana z góry i jest zależna od typu przyłącza oraz deklarowanego poboru zużycia prądu, zgodnie z informacjami określonymi w punkcie 2.3.3 – 2.3.4 przekazanymi przez Wystawcę, a podstawę wyliczenia stanowi poniższa tabela:
8.3. Wystawca zapłaci Organizatorowi w terminie 14 dni od wystawienia faktury proforma, przelewem na konto bankowe wskazane przez Organizatora na fakturze, uzgodnioną kwotę brutto.
8.4. Wystawca upoważnia Organizatora do wystawienia faktury proforma oraz faktury VAT bez jego podpisu.
8.5. Wystawca wyraża zgodę na otrzymywanie faktur proforma oraz faktur VAT w formie elektronicznej na wskazany przez Wystawcę adres mailowy.
8.6. Organizator wystawi Wystawcy fakturę VAT bez zbędnej zwłoki od razu po zaksięgowaniu całej kwoty wynikającej z faktury proforma.
8.7. W przypadku rezygnacji Wystawcy z udziału w Festiwalu w terminie do 30 dni przed danym Festiwalem, Wystawcy przysługuje zwrot kosztów w wysokości 80% wniesionej opłaty za Stoisko oraz 100% opłaty za przyłącze prądu elektrycznego zgodnie z zadeklarowanym poborem. W przypadku rezygnacji z udziału w terminie krótszym niż 30 dni przed danym Festiwalem, zwrot kosztów za Stoisko nie przysługuje.
8.8. W przypadku nieopłacenia faktury proforma w terminie wskazanym w pkt. 8.3 Regulaminu oraz po jednokrotnym upomnieniu Wystawcy, Organizator automatycznie dokonuje wykreślenia Wystawcy i Wystawca traci prawo zorganizowania Stoiska.
8.9. Niepojawienie się Wystawcy na Festiwalach bez uprzedniego poinformowania Organizatora o tym fakcie, będzie skutkować nałożeniem kary w wysokości 5000 zł netto (słownie: pięć tysięcy złotych, 00/100 groszy netto). Kara zostanie nałożona na Wystawcę bez względu na przyczynę oraz okoliczności nieobecności.
9. REKLAMACJE I ROSZCZENIE
9.1. Reklamacje Wystawców powinny być zgłaszane Organizatorowi:
9.1.1. ustnie do Organizatora lub delegowanej przez Organizatora osoby – reklamacje dotyczące stanu technicznego, w momencie odbioru Stoiska, nie później niż 4 godziny od odbioru Stoiska;
9.1.2. pisemnie na wskazany adres mailowy: catering@japfest.pl – pozostałe reklamacje, w terminie nie dłuższym niż 7 dni od zakończenia każdego z Festiwali.
9.2. Po upływie wskazanych powyżej terminów, reklamacje nie będą uwzględniane.
9.3. W przypadku nakazów administracyjnych, stanu klęski żywiołowej, gwałtownej zmiany pogody, działania siły wyższej, nieprzewidzianych awarii itp. zdarzeń uniemożliwiających lub utrudniających zorganizowanie Festiwali, Festiwal może zostać ograniczony, przeniesiony lub odwołany. Z tego tytułu Wystawcy nie przysługują żadne roszczenia do Organizatora, w szczególności odszkodowawcze, z tytułu utraconych zysków itp. Organizator zwróci Wystawcy jedynie uiszczoną opłatę pomniejszoną proporcjonalnie o kwotę poniesionych przez Organizatora udokumentowanych kosztów.
10. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
10.1. Organizator zastrzega sobie prawo odstąpienia od Umowy w przypadku niespełnienia przez Wystawcę warunków określonych w Regulaminie oraz w braku wpłaty całej należności określonej Umową.
10.2. W przypadku naruszenia Regulaminu lub rażącego naruszenia zasad współżycia społecznego, przepisów prawa lub niestosowanie się do poleceń wydawanych na podstawie pkt. 6.4 Regulaminu Organizator może nakazać Wystawcy opuszczenie terenu Festiwalu. W powyższej sytuacji, Wystawcy nie przysługuje zwrot kosztów, w tym opłaty za Stoisko i przyłącze prądu.
10.3. Na terenie Wydarzenia obowiązuje całkowity zakaz sprzedaży wyrobów tytoniowych oraz środków odurzających. Wyroby alkoholowe mogą być sprzedawane wyłącznie w wyznaczonych do tego przez Organizatora miejscach.
10.4. Kwestiach, których niniejszy Regulamin nie reguluje, stosuje się odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego.
10.5. Wszelkie spory rozstrzygać będzie Sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
10.6. W każdym czasie Organizator ma prawo do zmiany lub uzupełnienia Regulaminu. Informacja o zmianie Regulaminu będzie zamieszczona na stronie internetowej Festiwalu.
10.7. Regulamin obowiązuje do czasu zakończenia ostatniego z Festiwali.
11. DEFINICJE